5 sposobów na dobre maile biznesowe i dokumentację

11 marca
Milena Stachniuk
5 sposobów na dobre maile biznesowe i dokumentację
Zawodowe życie w branży IT wiąże się z ogromną liczbą biznesowych e-maili i dokumentacji. Niektóre teksty czyta się przyjemnie i gładko, przy innych przeżywamy męczarnie - trudno wyłowić z nich najważniejsze informacje i niejednokrotnie trzeba cofać się, by nie stracić wątku. Co zatem charakteryzuje dobrze napisany e-mail lub dokument?

Postanowiłam podzielić się wskazówkami, które ułatwią tworzenie dobrych tekstów, w sprawny sposób przekazujących odbiorcom kluczowe informacje.

  1. Zadbaj o styl. Jak cię czytają, tak cię widzą. Każdy profesjonalny e-mail/dokument powinien posiadać nie tylko wartościową treść i przemyślany styl, ale także strukturę, która nie sprawi, że odbiorca będzie przeżywał katusze. Pisząc każdą pracę, powinniśmy pamiętać, by używać czcionki o prostym kroju, średniej wielkości (ten błąd wymaga podkreślenia: nawet jeśli masz niewiele do przekazania, nie “zapychaj” miejsca czcionką o rozmiarze 18 pt!). Stosując trudną do odczytania czcionkę i skomplikowaną typografię (podkreślenia, kursywy i pogrubienia w nadmiarze; kilka rodzajów wypunktowania, kapitaliki) osiągniesz efekt odwrotny do zamierzonego! Aby podkreślić kluczowe myśli, warto użyć jedynie prostego wypunktowania, unikając nadmiaru kolorów i rozmachu wizualnego. Jeśli chcesz przedstawić dane, umieść w treści diagram lub graf - w tym przypadku mniej znaczy więcej. Większość osób to wzrokowcy - lepiej zapamiętają przejrzystą grafikę niż pół strony zagmatwanych opisów.
  2. Znaj swoją publiczność. Ważnym aspektem, obok wizualnego, jest również ton wiadomości i zastosowanie właściwego słownictwa. Pisząc maila lub dokumentację, zwróć uwagę na odbiorcę. Kto będzie czytał twój tekst: klient, koledzy z teamu, przełożony, zespół programistów? Jeśli wiesz, że odbiorcą jest ktoś związany z biznesem, a daleki od technologii powstrzymaj się od nadmiernego użycia słownictwa technicznego - unikniesz sytuacji, w której adresaci tracą zapał już po kilku zdaniach. Warto sprawdzić, czy w tekście nie ma zbyt wielu skrótowców, niefortunnych spolszczeń i tłumaczeń, wyrazów żargonowych, skrótów myślowych i kolokwialnego słownictwa.
  3. Nie komplikuj. Często pisząc dłuższy tekst mamy tendencje do używania zbyt kwiecistego stylu i wielokrotnie złożonych zdań. Nie ma sensu tego robić. Odbiorca błyskawicznie pogubi się w treści i straci sens wypowiedzi. Używaj pojedynczych zdań, minimalizuj stronę bierną i zachowaj maksimum informacji przy jak najkrótszej treści. Będzie spójnie i konkretnie.
  4. Pisz jak reporter. Nie każdy lubi i potrafi pisać tak, by zainteresować odbiorcę. Czasami napisanie zaledwie kilku zdań jest wyzwaniem. Istnieje jednak kilka prostych trików, dzięki którym twoje teksty będą wyglądać profesjonalnie. W moich tekstach sprawdza się najbardziej przejrzysty podział tradycyjny: zachowaj strukturę wprowadzenie - rozwinięcie - zakończenie. Brzmi prosto? Na początku tekstu umieść krótki plan treści, odniesienia do poprzedniej korespondencji lub dokumentacji. Nawet jeśli odnosisz się do załącznika wysłanego “mail temu”, umieść go jeszcze raz w korespondencji, by odbiorca nie zagubił się w treści poszukując niezbędnego pliku. Zdefiniuj także cele biznesowe, by ukierunkować uwagę adresata. Pomóc może ci zasada 5W (who, where, when, why, what (+how): to najprostszy sposób, by nie pominąć żadnej istotnej informacji, np. kto jest odpowiedzialny, kiedy nastąpi dana czynność/etap/spotkanie, w jaki sposób powinna zostać zrealizowana, z czego wynika i jak należy się zachować. W podsumowaniu powinny znaleźć się następne kroki i jasno określone cele na przyszłość.
  5. Zawsze sprawdzaj (najlepiej 2 razy!). Nawet najbardziej zorganizowanym osobom zdarza się pominąć istotne szczegóły lub popełnić błąd. Zanim więc wyślesz mail lub dokument, dokładnie przeczytaj i przeanalizuj jego treść. Jeśli sprawa jest bardzo istotna, warto zwrócić się o pomoc do kogoś z zespołu, druga para oczu bywa nieoceniona. Pamiętaj, by nie rozpowszechniać informacji, które nie zostały wcześniej przez ciebie sprawdzone i założeń niemożliwych do spełnienia. Jasna i skuteczna komunikacja to podstawa funkcjonowania każdego projektu.

Istnieją oczywiście liczne profesjonalne poradniki dotyczące konstruowania informatywnych wiadomości i przejrzystej dokumentacji, zanim jednak zagłębisz się w niuanse warto jednak zapamiętać te 5 punktów. Pozwolą ci zaoszczędzić czas i ustrukturyzować korespondencję.