5 zasad wirtualnej komunikacji wg Julii Zavileyskiej

21 lutego
Julia Zavileyskaya (DataArt), Senior Vice President, Integrated Communications
5 zasad wirtualnej komunikacji wg Julii Zavileyskiej
Jedenaście z moich 18 lat w DataArt upłynęło pod znakiem pracy w bardzo rozproszonym zespole. Spotkania online dla osób z 14 różnych biur w 7 krajach to dla nas norma.

Przeciętny dzień mojej pracy to, oprócz komunikacji mailowej, którą posługuję się przede wszystkim, przynajmniej 3 do 7 rozmów z kolegami pracującymi w różnych miejscach na świecie. I nie liczę tu spontanicznie pojawiających się pytań i sytuacji, z którymi radzę sobie w międzyczasie, zupełnie poza planowymi zadaniami. Spisałam ostatnio 5 najważniejszych dla mnie zasad komunikacji online

Moja mantra jest prosta – nieważne, jakiego kanału używasz, pamiętaj – rozmawiasz z ludźmi.

A oto moje top 5:

1. Używaj video tak często, jak to możliwe

Wiem, że rozmawianie z kimś po raz pierwszy z użyciem kamery może wydawać się absurdalne i dziwne (przynajmniej ja miałam takie odczucia). Ale można się do tego błyskawicznie przyzwyczaić. Patrzenie na osobę, jej reakcje i możliwość uzupełnienia słów gestami i mimiką jest bezcenne. Ten rodzaj komunikacji jest skuteczniejszy i zmniejsza ryzyko nieporozumień.

2. Nie rób kilku rzeczy na raz!

Podczas spotkań w ramach rozproszonego zespołu zawsze włączaj kamerę i nie rób w tym czasie nic innego. Kiedy zaczynasz się czymś zajmować w czasie takiej rozmowy, pokazujesz ludziom, że ich nie szanujesz. Nikt nie pozwoliłby sobie na pisanie czegoś siedząc na spotkaniu i rozmawiając z kimś twarzą w twarz, albo słuchając czyjejś prezentacji (choć kilkakrotnie byłam świadkiem takich sytuacji). Ale widywałam często różne zachowania podczas spotkań online: pisanie do kogoś i śmiech do kamery w reakcji na wiadomość zwrotną, albo gorzej – kiedy spotkanie obejmuje więcej niż dwie osoby i ludzie piszą do siebie nawzajem, śmiejąc się w trakcie czyjejś prezentacji. Nigdy tego nie rób! Ludzie doceniają, kiedy poświęca się im uwagę, a taki brak kultury może sprawić, że poczują się urażeni i przestaną z tobą rozmawiać.

3. Mikrofon i dźwięk

Sprawdzamy słuchawki i mikrofony! Jeśli jest coś gorszego od sytuacji, w której reszta teamu cię nie widzi, to jest to brak dźwięku. Jeśli ktoś z twojego zespołu ma problem z dźwiękiem, daj mu znać, by mógł rozwiązać problem od razu (albo przynajmniej przed kolejną rozmową).

4. Dbaj o tło!

Kiedy pracujesz poza biurem, na przykład z domu, podwójnie sprawdzaj miejsce, w którym używasz kamery w trakcie spotkań online. Lepiej zamknąć szafę, z której wystają pogniecione ubrania i usunąć z kadru naczynia piętrzące się w zlewie.

5. Nie pozwól ludziom czekać!

Jeśli w firmie, w której pracujesz ludzie używają Skype albo jakiegokolwiek innego komunikatora, pisz pełnymi zdaniami! Nie zaczynaj od „cześć” i odczekiwania, aż druga osoba odpisze „hej”. Nie pozwól by twój rozmówca musiał czekać na kolejne zdanie w nieskończoność wpatrując się w dymek „…pisze…”. Ludzie są na ogół są uprzejmi, ale nie masz gwarancji, że osoba, do której piszesz odpowie, jeśli będzie zmuszona czekać zbyt długo.

Znacie już moje zasady, ale tę listę można rozszerzać w nieskończoność. Trzeba ciągle się rozwijać, a doskonałość nie zna granic. Jeśli macie w swoim otoczeniu osoby, które nie radzą sobie w komunikacji, warto podzielić się z nimi tego typu treściami. Rozmawiajmy ze sobą jak trzeba!