Jak przeprowadzić efektywne spotkanie?

29 stycznia
Jak przeprowadzić efektywne spotkanie?
Milena Stachniuk (Business Analyst, DataArt) dzieli się wskazówkami, które pomogą wam ustrukturyzować prowadzone przez was spotkania projektowe i sprawić, by stały się efektywne.

Prowadzenie efektywnych spotkań jest kluczowe dla funkcjonowania każdego projektu. Spotkania to okazja do organizowania pracy, dzielenia się informacjami, współpracy z członkami zespołu i osiągnięcia optymalnego tempa w dążeniu do celu. Bycie przygotowanym, właściwe wykorzystanie roli lidera i rozdzielanie obowiązków to kluczowe  elementy wydajnych spotkań. Dodatkowo jest to czas idealny do stymulowania zespołu i utrzymywania wysokiego poziomu zaangażowania. W wyniku spotkań z zespołem powinniśmy być w stanie podejmować błyskawiczne i racjonalne decyzje. By móc osiągnąć pożądane wyniki podczas zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych spotkań, tych z udziałem klienta, warto zastosować 5 prostych kroków wpływających na ich skuteczność.

1. Planuj

Może się to wydawać oczywiste, ale wiele spotkań wciąż rozpoczyna się bez zdefiniowanego poczucia celu. Agenda powinna być jasna, streszczona i udostępniona w wygodnej formie, a uczestnicy spotkania powinni wiedzieć w jakim celu zostali zebrani i co mają osiągnąć. Program spotkania działa jak kompas, który sprowadza na dyskusję na właściwe tory, gdy rozmowy wymkną się spod kontroli. Oczywiście nie od razu Rzym zbudowano! Nie stajemy się liderami natychmiast - to zawsze wynik ciężkiej pracy i stopniowego awansu.

Jeśli czujesz, że prowadzone przez ciebie spotkania wciąż wymagają szlifów - ćwicz, bo praktyka czyni mistrza. Zacznij od szczegółów technicznych. Planując, koniecznie weź pod uwagę zgodność stref czasowych. W rozproszonym środowisku to właściwie najważniejszy punkt przygotowań - pora spotkania powinna być wygodna dla wszystkich uczestników. Niesamowicie wpływa to na komfort psychiczny - twój i współpracowników.

Przed spotkaniem roześlij jego plan i cele. Upewnij się, że informacja zawiera: czas, miejsce, program informacje na temat poszczególnych uczestników i ich ról. Jeśli zebranie ma odbywać się w formie panelu, określ ramy czasowe. Zawrzyj również cel, w kierunku którego ma dążyć dyskusja, np. “stworzenie planu działania”, “rozwiązanie problemu związanego z integracją”, “planowanie wdrożenia”. Zanim klikniesz “Send” zadaj sobie jeszcze raz pytanie, czy każdy wniesie wystarczającą ilość wiedzy wspierającej drogę do realizacji celu, czy może warto rozszerzyć listę uczestników.

Na spotkaniu pojawiaj się zawsze z odpowiednim wyprzedzeniem i zadbaj o aspekt techniczny. Jeśli to zebranie organizowane online, obowiązkowo sprawdź sprzęt - ma działać bez zarzutu. Jeśli spotkanie odbywa się offline, upewnij się, że sala pomieści cały zespół. W miarę możliwości warto zapewnić napoje i drobne przekąski.

2. Zacznij

Powitaj swoich gości. Pamiętaj, aby spotkania nie zaczynać od razu od meritum. Przedstaw się i wszystkich uczestników spotkania. Jeśli to pierwsze zebranie w tym gronie, warto przeczytać listę obecności i podkreślić, co wniesie każdy uczestnik. Upewnisz się w ten sposób, czy wszyscy są obecni, a jeśli nie - kiedy dołączą i czy warto zaczynać wg planu bez nich.

Pamiętaj o tym, by dać uczestnikom czas na usadowienie się i zrobienie kawy, wtedy będziesz mieć pewność, że wszyscy będą na spotkaniu obecni nie tylko ciałem. Obserwuj nastrój, jeśli jest chłodny, zacznij zebranie od żartu albo krótkiej anegdoty dotyczącej upływającego dnia, by rozluźnić atmosferę, zachęcić obecne osoby do aktywności i uniknąć błądzenia w czeluściach Internetu i ukradkowego zerkania na telefon pod stołem.

Przedstaw i zapisz agendę - możesz użyć slajdu, stworzyć notatkę na tablicy albo wydrukować kopię planu dla każdej osoby (dzięki temu łatwiej będzie im również zanotować wnioski). Przedstaw cele, które grupa powinna osiągnąć na koniec zebrania, by zespół cały czas był na nich skupiony - to również warto zapisać. Komunikuj jasne reguły, na które powinni zgodzić się zebrani - gdy jedna osoba mówi, reszta słucha; kiedy przypada moment na pytania/dyskusję, etc. Warto dodać, że używanie telefonów komórkowych ograniczamy do pilnych sytuacji zawodowych.

Wyjaśnij i uzgodnij role członków zespołu. Jeżeli jest to pierwsze spotkanie w dużej grupie, jako przewodniczący możesz pokusić się o dodatkową notatkę w mailu poprzedzającym, w której szerzej opiszesz stanowiska uczestników, ich role, pozycje i doświadczenie. Dzięki tym elementom podniesiesz poziom skupienia i zaangażowania, który wpłynie na ostateczną wartość i efektywność zebrania.

3. Prowadź

Zarządzaj partycypacją. Pamiętaj o tym przez cały czas trwania spotkania. Rolą lidera i organizatora jest monitorowanie i utrzymywanie poziomu zaangażowania uczestników. Kiedy zapada niezręczna cisza, wyjdż z inicjatywą. Pomocne mogą okazać się proste ćwiczenia stymulujące dyskusję:

  • PIŁKA - zabierz ze sobą na spotkanie piłkę, rzuć w kierunku osoby, która powinna w danym momencie wyrazić swoją opinię, piłka może krążyć po sali - ten który ją ma wnosi swój głos do dyskusji;
  • PRACA W GRUPACH - kiedy praca indywidualna zawodzi, podziel zebranych na grupy, w których przeprowadzą wstępną dyskusję i sformułują wspólny wniosek, który przedstawią pozostałym uczestnikom spotkania;
  • PYTANIA INDYWIDUALNE - ty kierujesz pytania do konkretnych osób;
  • SAŁATKA - uczestnicy wypisują swoje pomysły na karteczkach i wrzucają je do pudełka, gdy wszystkie kartki znajdą się w pudełku mieszasz je i dajesz grupie do losowania - mają odczytać przypadkowo wybrane pomysły i skomentować je.

Kontroluj. Ważne, aby co jakiś czas kontrolować proces dyskusji. Istnieje wiele technik ułatwiających sprawne prowadzenie i kontrolę przebiegu spotkania. Podstawowa i jedna z najbardziej użytecznych to zadawanie prostych pytań zamkniętych (tak/nie), np. “Czy wszyscy zgadzają się z tym rozwiązaniem?”, “Czy spróbujemy czegoś innego?”, a kiedy widzisz, że ktoś wyłącza się z przebiegu rozmów, możesz pytanie skierować bezpośrednio do tej osoby. To także sposób subtelnego przywołania grupy do porządku.

4. Zamknij

Spotkania, w trakcie których wszystkie założenia zostają spełnione, a plan w pełni zrealizowany istnieją tylko w idealnym świecie. Niestety często rzeczywistość weryfikuje agendę i ramy czasowe - dyskusja na temat jednego punktu może trwać zbyt długo. Takie informacje powinny być zakomunikowane uczestnikom w trakcie podsumowania spotkania i zawarte w notatce końcowej, którą roześlesz do członków grupy. Będzie wiadomo, od czego zacząć kolejne spotkanie.

Przeprowadź analizę. Po niektórych spotkaniach warto mieć poszerzoną informację zwrotną - jak wspomniałam, praktyka czyni mistrza. Pod koniec spotkania zadaj pytania wymagające krótkiej, konkretnej odpowiedzi: „Jak oceniasz spotkanie?”, “Co było jego najmocniejszym punktem?”, “Co warto poprawić?”, “Jakie masz wskazówki, które poprawią kolejne spotkania?” , etc. Możesz również wysłać ankietę podsumowującą, którą zebrani wypełnią w wolnym czasie - łatwiej będzie ci wtedy przeanalizować sugestie. Twoja koncepcja struktury spotkania może nie odpowiadać wymaganiom jego uczestników, warto więc zebrać oczekiwania i uwagi, by opracować formułę pasującą do potrzeb i energii grupy.

5. Podsumuj

Wbrew pozorom wielu liderów, zwłaszcza na początku drogi, pomija ten ważny krok. Po każdym spotkaniu podsumuj ustalenia w możliwie zwięzły sposób, w punktach lub w formie krótkiej, informatywnej notatki. Zawrzyj tam podjęte decyzje, następne kroki (i jeśli to możliwe - ramy czasowe dla każdego kroku) oraz zadania wyznaczone dla każdego uczestnika. Dzięki temu, łatwiej będzie ustrukturyzować kolejne spotkanie i sprawić, by było jeszcze bardziej efektywne.