Najbardziej skuteczne techniki time-management

6 lipca
Derek Gibb, Engagement management
Najbardziej skuteczne techniki time-management
Proste zasady samoorganizacji mogą pomóc zaoszczędzić nawet dwie godziny w ciągu dnia, uratować przed nadgodzinami, szybciej radzić sobie z pilnymi zadaniami oraz co najważniejsze, mniej się denerwować.

Derek Gibb, Engagement Manager z Zug w Szwajcarii, na co dzień pracuje nad dużą liczbą projektów. Przez lata nauczył się doskonale zarządzać własnym czasem pracy. Specjalnie dla DataArt Wellbeing Weeks, podzielił się z nami ulubionymi technikami time-managementu.

  1. Kalendarz powinien być aktualny. Sprawdzajcie listę zadań dwa razy dziennie, na przykład rano, przed rozpoczęciem pracy oraz po lunchu. Ustalając harmonogram, zadajcie sobie pytania: czy na pewno muszę na nie iść? Co mi da obecność i czym mogę pomóc innym uczestnikom? Czy nie będzie to zmarnowany czas?
  2. Zarezerwujcie sobie 10 minut na spisanie listy zadań. Spędźcie dziewięć minut na spisanie listy zadań oraz minutę na ich zadań. Zaznaczcie pilne sprawy oraz upewnijcie się, że dobrze wybraliście te, które są obowiązkowe. Powinny one znaleźć się nad zadaniami, którymi chcecie zająć się jak najszybciej.
  3. Korzystajcie z timeboxingu. Dla każdego zadania zaplanujcie czas oraz próbujcie pracować zgodnie planem.
  4. Nie rozpraszajcie się. Przenosząc wielokrotnie uwagę, marnujecie najwięcej czasu. Jeżeli ciężko jest się wam skupić, spróbujcie zrozumieć, co tak naprawdę odwraca waszą uwagę od pracy.
  5. Wyłączcie powiadomienia. Jeżeli zajmujecie się czymś bardzo ważnym, zamknijcie wszystkie komunikatory i wyłączcie powiadomienia. Sprawdzajcie je tylko raz na godzinę. Możecie wydzielić sobie czas, na przykład 10 minut na koniec każdej godziny. To w zupełności wystarczy, żeby odpowiedzieć na pilne wiadomości. Wiem, że to brzmi strasznie, ale pamiętajcie, że każda sprawa może poczekać 50 minut. Wyjątki zdarzają się bardzo rzadko.
  6. Bądźcie ostrożni z gadułami Każdemu należy poświęcić uwagę. Jeżeli kolega ma pytanie lub chce podzielić się swoimi żalami, najlepiej go wysłuchać i spróbować pomóc. Nie ma jednak nic ofensywnego w tym, żeby upewnić się, na ile sprawa jest pilna. Jeżeli kolega zabiera zbyt dużo czasu, powinniście ustalić granicę. Wy też możecie mieć pilne sprawy.
  7. Planujcie spotkania. Przed każdym callem zaznaczcie, jakie są wasze oczekiwania od rozmowy. Postępujcie zgodnie z planem. Jeżeli uda się zrealizować plan wcześniej, nie krępujcie się skończyć rozmowę przed ustaloną godziną. W przypadku spotkania zorganizowanego przez kogoś innego, w razie, kiedy już nie jesteście potrzebni na tym spotkaniu, całkiem normalnie jest przeprosić i przełączyć się na ważniejsze sprawy.
  8. Delegujcie. Jeśli to możliwe, przekazujcie zadania tym, którzy może je wypełnić lepiej i szybciej niż wy. Upewniając się, że harmonogram kolegi pozwala na dodatkowe zadanie, maksymalnie dokładnie poinformujcie co musi zrobić i jakich wyników oczekujecie. Zaoferujcie 20 minut na przemyślenie zadania i zapytajcie, czy nie potrzebuje dodatkowych wyjaśnień. A na koniec pamiętajcie, żeby wspólnie ocenić wynik.
  9. Nie bądźcie perfekcjonistami. Zawsze jest pokusa spędzić więcej czasu na ciekawsze zadanie, nawet jeśli to szkodzi innej pracy. Dlatego starajcie się stawić kropkę na czas. Popatrzcie na to co już jest zrobione i zapytajcie kolegów czy wynik odpowiada ich oczekiwaniom. Jeżeli tak, to na liście zadań powinniście odhaczyć kolejny punkt.
  10. Nie marnujcie czasu, czekając na pracę innych osób. Poinformujcie kolegę, jeśli ma on wykonać zadanie, które będzie niezbędne do waszej dalszej pracy. Na samym początku ustalcie, w którym momencie będziecie potrzebowali jego części pracy. Kiedy minie 80 procent przyznaczonego czasu, upewnijcie się, że wszystko idzie zgodnie z planem.

Pamiętajcie, że trzymanie się narzuconego planu nie oznacza, że musicie być niegrzeczni dla innych. Nie musicie przerywać innym w połowie zdania lub odmawiać pomocy. Najważniejsze, to pozostać konsekwentnym wobec swoich zasad.